포스코는 비부가가치적인 문서작업을 최소화하고 본질적이고 창의적인 활동에 인적역량을 몰입하기 위해 ‘1페이지 보고서 작성’을 전사적으로 시행했다.
예외적으로 경영층 전략 및 사업계획, 경영분석 및 연구, 장기 프로젝트 수행결과 등의 보고서는 7페이지로 제한한다. 단, 이사회·경영위원회·사운영회의·임원토론회 등의 회의자료는 한시적으로 페이지 제한을 두지 않기로 했다.

지난 5월 직원 설문조사에서 하루 근무시간의 1/3 이상을 문서작성에 매달리고, 검토를 위한 분석과 아이디어 도출 시간보다 문서를 작성하고 수정하는 시간이 훨씬 더 긴 것으로 나타났다.
이렇게 많은 시간과 노력을 들이고도 만족스러운 내용의 보고서를 작성할 확률은 아쉽게도 낮아 보였다. 임원 대상 설문에 따르면, 응답자의 대부분은 ‘내용이 장황하고 부연설명이 많아 핵심 내용의 파악이 어렵다’, ‘간단히 구두보고가 가능한 내용도 문서를 작성해 전달한다’는 의견을 제시했다.

임원대상 보고서의 경우, 도요타·P&G·SK텔레콤 등의 가이드라인은 한 장이다. 아울러 국내 으뜸의 보고서로 꼽히는 국정원 대통령 보고서도 대부분 한 장짜리로 알려져 있다.
포스코는 1페이지 보고서 작성 방법으로 ‘3Step’, ‘3S 원칙’을 안내하고 있다. ‘3Step’의 내용은 보고서의 전개방식을 세 단계로 구분할 것을 의미한다.

우선, 첫 번째 단계에서 보고의 목적과 전달내용의 핵심이 되는 결론을 제시한다.
그리고 결론을 뒷받침하는 근거를 명확히 하며, 마지막으로 향후 실행계획을 구체화한다는 것이다.
‘3S 원칙’은 보고내용을 핵심 위주로 간결하게(Short), 보고받는 이의 눈높이에 맞춰 이해하기 쉽게(Simple), 의사결정이 용이하도록 정확한 정보를 제시(Specific)하는 것이다.

의사결정자들이 보고서 한 장으로 신속하게 관련 내용을 파악하고 의사결정을 내릴 수 있도록 하되, 설득력 있는 스토리를 구성하라는 취지의 가이드라인이다.
1페이지 보고서가 성공적으로 정착되기 위해서는 지시·보고관행과 조직의 소통문화 개선이 더불어 요구된다. 이슈가 없거나 토론이 불필요한 단순 보고는 구두 및 이메일 보고로 대체하고, 수시 중간보고를 통해 보고서의 수정 및 재작업을 최소화해야 할 것이다.

아울러 상사는 실무자의 입장을 고려해 구체적이고 명확하게 지시하고, 보고자는 의사결정자의 의도를 정확히 파악해 꼭 필요한 정보만을 전달하려는 ‘역지사지(易地思之)’의 보고문화 개선 노력이 필요하다.

<최종태 기자>